Que vous soyez un particulier ou un professionnel, vous pourriez avoir besoin de faire légaliser vos documents administratifs destinés à l’étranger. En plus de la légalisation, la traduction de ces pièces officielles est incontournable afin qu’elles conservent leur valeur à l’international. En quoi consiste la légalisation ? Dans quels cas est-elle requise ? Quelles sont les démarches et les formalités à accomplir ? Enfin, pourquoi la traduction assermentée est-elle nécessaire ?
En quoi consiste la légalisation de documents ?
La légalisation permet à vos documents administratifs ou juridiques de conserver une valeur légale à l’étranger. Cette formalité consiste à en authentifier la signature. Elle est donc incontournable.
Dans quels cas est-elle requise ?
Pour conserver sa valeur légale auprès de l’administration et des autorités du pays concerné, un document administratif ou juridique émis en France doit être légalisé. Il en va de même pour un acte officiel qui a été émis dans un pays étranger : il doit être légalisé dans son pays d’origine pour être reconnu.
Quels types de documents sont concernés ?
La légalisation est nécessaire en cas de litige commercial, dans le cadre du dépôt d’une marque, pour un appel d’offres ou encore lors de la création d’une filiale…
Ainsi, tous les documents publics sont à légaliser. De même que certains documents établis sous seing privé selon la demande du pays étranger :
- Etat civil : acte naissance, acte de décès
- Actes judiciaires : tels que les jugements
- Actes administratifs : certificats de nationalité, extraits de casier
- Actes commerciaux ou industriels : Kbis, certificats INPI, mais aussi contrats ou encore brevets…
- Actes sous seing privé : attestation sur l’honneur, acte de propriété, reconnaissance de dettes, factures, lettres de recommandation…
- Actes notariés (ou documents dressés par tout auxiliaire de justice ou officier public)
- Documents certifiés par des agents consulaires
- Etc
Quelles sont les démarches à effectuer ?
Les étapes, les formalités et les entités effectuant la légalisation, varient selon les règles en vigueur dans les pays. Vous disposez ainsi de plusieurs recours, selon l’origine de la légalisation : document étranger parvenu en France ou document français à destination de l’étranger.
À retenir :
Pour effectuer les bonnes démarches, il est important de bien se renseigner sur les formalités attendues par le pays de destination de votre document, sa légalisation étant soumise aux échanges diplomatiques entre pays.
La démarche classique
Dans la plupart des cas, la procédure de légalisation est effectuée, en France, par le ministère des Affaires Étrangères, puis à l’étranger, par l’ambassade ou le consulat du pays concerné.
La démarche simplifiée
L’apostille est une procédure plus rapide. Elle consiste en une légalisation simplifiée réglée par la Convention de La Haye. En France, cette formalité doit être réalisée par une cour d’Appel, via le service des Apostilles. La légalisation incombe alors à un officier, en qualité de signataire. L’apostille est considérée comme une procédure de substitution à la légalisation.
La dispense de légalisation
Certains pays ont conclu des accords internationaux permettant à vos documents de conserver leur valeur officielle, et, ainsi, de bénéficier d’une dispense de légalisation. Cette procédure simplifie la circulation de certains documents publics propre à l’état civil (naissance, mariage, divorce, adoption…), et vise à réduire les formalités administratives, notamment entre les pays de l’Union européenne. La dispense de légalisation concerne notamment l’Italie, L’Espagne ou encore la Pologne.
Il vous appartient de consulter le tableau disponible sur France Diplomatie, afin de vérifier le régime dont dépend votre document, selon son pays de destination.
Pourquoi faire appel à la traduction assermentée ?
Lorsque vous destinez un document à un pays étranger, vous devez vous assurer de sa légalisation, mais également effectuer les démarches pour que celle-ci soit traduite. Or, la traduction légalisée est standardisée. Seul un traducteur assermenté est autorisé à traduire les documents officiels, juridiques et administratifs.
Bon à savoir
La traduction assermentée permet d’attester la véracité d’un document officiel. Le traducteur assermenté, aussi nommé traducteur expert, traducteur certifié ou encore traducteur agréé, est reconnu par l’autorité judiciaire. Il a prêté serment auprès d’une Cour d’appel. Il prend non seulement en charge la traduction experte de votre document, mais il y appose également sa signature ainsi qu’un tampon lui conférant son caractère officiel.
Pour trouver le bon expert, le mieux est de faire appel à une agence de traduction avec un service de légalisation (comme Tradutec !) : elle s’occupe de toutes les démarches auprès des instances concernées. Vous vous épargnez toutes les démarches dans la traduction légalisée de votre document. Au gain de temps, s’ajoutent la simplicité, l’efficacité et la garantie d’une légalisation réussie…
C’est une fois votre document juridique ou administratif traduit et certifié que vous pouvez procéder à sa légalisation afin qu’il ait une valeur à l’étranger. La légalisation est généralement réalisée par le ministère des Affaires étrangères. Toutefois, si votre pays de destination a signé la Convention de La Haye (5/10/61), vous devrez faire appel aux services de l’Apostille d’une Cour d’Appel afin que l’officier authentifie la signature du traducteur assermenté. Ainsi, les procédures de légalisation varient d’un pays à l’autre, dépendamment des accords internationaux entre le pays étranger et la France. Renseignez-vous pour savoir si votre document relève de la légalisation classique, de l’apostille ou d’une dispense.