Dans le milieu professionnel, la rédaction d’un cahier des charges est une phase essentielle pour la planification, l’exécution et la réussite d’un projet. Que ce soit pour la conception d’un site web, le développement d’un logiciel, la réalisation d’une construction, d’un plan d’aménagement, ou encore d’un événement, ce document technique constitue un élément clé pour en garantir le succès. Dans cet article, nous allons explorer ce qu’est cet outil, son importance, son contenu, ainsi que les étapes à suivre pour sa création.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Un cahier des charges est un document indispensable dans le développement d’un projet. Il vise à définir de manière détaillée les besoins et les exigences de la mission, que ce soit pour la création d’un produit, la réalisation d’un service ou la mise en place d’un système.
Souvent abrégé en « CDC », ce fichier permet de formaliser l’expression d’une demande, de contextualiser la situation actuelle, et de définir l’objectif à atteindre.
En indiquant clairement les perspectives et les spécifications de votre projet, le cahier des charges permet de rendre vos attentes compréhensibles par tous les acteurs concernés, notamment les futurs prestataires.
Pourquoi le cahier des charges est-il important ?
Un plan détaillé bien rédigé présente des avantages et des bénéfices indéniables. Il facilite la compréhension commune, le suivi de la réalisation, et contribue à la réussite du projet.
Sa rédaction minutieuse constitue donc une étape cruciale pour assurer le succès du dossier dans son ensemble. C’est lui qui fait référence tout au long de la mise en œuvre du programme. Il permet de contrôler l’avancement, de mesurer la conformité aux spécifications initiales et d’évaluer la finalité.
Il favorise également les éventuelles modifications ou ajustements nécessaires en cours de route, en assurant la cohérence et la clarté des objectifs à atteindre. Il sert aussi de base pour l’estimation des coûts, des délais et des ressources nécessaires.
En somme, le cahier des charges synthétise l’ensemble des fonctions que la solution finale doit posséder à la fin de la prestation, en précisant pourquoi et comment.
Dans le cadre de la création ou de la refonte d’un site Internet par exemple, rédiger ce document permet de :
- détailler les objectifs précis de votre entreprise,
- lister les fonctionnalités Internet que vous souhaitez,
- exposer les contraintes de votre entreprise (budget, délai, charte graphique, dispositions légales liées à votre activité…),
- préciser toutes les informations qui peuvent s’avérer importantes pour une création web éclairée de votre prestataire (agence) : projet de développement international, intégration ultérieure de nouveaux produits et services…
Quelles sont les informations qu’il contient ?
Le cahier des charges doit rassembler des renseignements clairs et complets. La rédaction de cet outil nécessite rigueur et formalisme, tant dans son plan que dans sa mise en page. Il doit être synthétique et lisible par tous, tout en incluant les informations nécessaires pour permettre aux intervenants de proposer des offres réalistes.
Ce document peut être un support à la fois interne et externe. En interne, il favorise une compréhension commune et précise du projet ; en externe, il est utilisé pour des appels d’offres, pour obtenir des dossiers de candidature de qualité dans le cadre des marchés publics, ou pour la recherche de prestataires.
Il existe différents types de formats, comme :
- Le CDC technique : il se concentre sur les aspects liés à la réalisation concrète du projet. Il définit les contraintes, les spécifications, les normes à respecter, les exigences en matière de performance, d’infrastructure, et de choix technologiques.
- Le CDC fonctionnel : il met l’accent sur les besoins utilisateurs et les résultats attendus. Il détermine les règles fonctionnelles du projet en décrivant les principes, les interactions utilisateur, les scénarios d’exploitation, etc.
Dans de nombreux cas, il est courant de combiner les deux types de cahier des charges pour assurer une compréhension complète et précise du sujet.
6 étapes fondamentales pour rédiger un cahier des charges performant
Pour établir un document efficace, plusieurs étapes clés doivent être suivies. De l’identification précise des besoins, en passant par la définition des objectifs, la planification rigoureuse et la communication transparente entre les parties prenantes, ces éléments garantissent la base solide d’un support complet.
1) Faire une présentation générale
Cette section décrit brièvement l’entreprise, l’équipe, et le contexte. Elle mentionne également le problème à résoudre, et donc le bien fondé du projet. Elle se révèle particulièrement importante lorsqu’il s’agit de solliciter des prestataires externes. Cela leur permet ainsi de bien comprendre l’identité de leur client. Il n’est pas nécessaire d’être exhaustif. Il suffit de fournir les éléments essentiels afin de cerner la raison d’être de la mission, c’est-à-dire son « pourquoi ».
2) Déterminer le périmètre
Cet élément permet de poser les limites du projet, en incluant les besoins, les contraintes à respecter, le budget fixé et les spécifications requises. Après avoir évoqué le contexte et le problème, c’est le moment d’expliciter vos attentes en définissant l’objectif du projet et en prenant en compte les éléments existants liés à la problématique.
À retenir : Le manque de clarté dans la rédaction d’un cahier des charges, qu’il soit fonctionnel ou technique, conduit le plus souvent à la dérive du périmètre du projet.
3) Exposer les résultats attendus
Cette étape de la rédaction du cahier des charges fixe l’intention finale à atteindre. Elle précise les livrables et les performances souhaitées. Elle offre au prestataire une vision claire de vos attentes et permet d’évaluer la réussite du projet en se référant aux résultats définis ici.
4) Présenter les ressources
Cette partie est dédiée à la planification des ressources matérielles, financières et temporelles nécessaires au projet.
- Matérielles : elle identifie les équipements, les infrastructures, les outils et les technologies indispensables pour mener à bien la mission. Elle évalue également si les compétences internes sont suffisantes, ou s’il y a besoin d’aide externe.
- Financières : elle précise les budgets alloués, les éventuelles restrictions et les moyens économiques disponibles. S’il faut acheter des équipements et à quel prix.
- Temporelles : elle établit un calendrier détaillé avec des délais et des échéances pour chaque phase du projet, afin d’assurer une gestion efficace du temps et de respecter les dates fixées.
5) Indiquer les modalités de livraison et de validation
Ce point décrit les procédures et les étapes pour la livraison du produit final ou du service, ainsi que les critères et les méthodes de validation. Il précise les conditions de remise, les éventuels tests à effectuer et les approbations nécessaires pour garantir la conformité aux exigences du projet.
Enfin, une fois tous ces critères mis en avant et couchés sur papier, le document doit être partagé avec toutes les parties concernées pour obtenir leur feedback, leurs suggestions et leur approbation.
Astuce : pour faciliter le processus de rédaction d’un cahier des charges, vous pouvez télécharger un modèle disponible en ligne.
Faut-il traduire un cahier des charges ?
C’est toujours un atout de faire traduire ce type de documents, surtout si l’on souhaite se développer à l’international. Pour cela, il est indispensable de faire appel à une agence spécialisée dans la traduction technique.
Grâce à son expertise dans différents domaines techniques et ses traducteurs expérimentés, elle garantit une traduction précise et de qualité. Les spécificités du CDC sont assurées d’être correctement transposées dans la langue cible, tout en préservant le sens et l’intention d’origine. Pour en savoir plus sur l’importance de la traduction du cahier des charges, consultez notre article dédié.
En résumé, le cahier des charges constitue la première étape d’une gestion de projet réussie en permettant de définir de manière détaillée les besoins de l’entreprise et les spécifications techniques ou fonctionnelles de celui-ci. Même si sa rédaction peut paraître longue et fastidieuse, elle reste capitale pour le bon déroulement de l’opération.