Candidater à un marché public est une belle opportunité pour votre entreprise (TPE, PME, grosse structure…) de développer son chiffre d’affaires. En tant que soumissionnaire, vous devez constituer un dossier de candidature d’appel d’offres. Il s’agit d’un document déterminant dans l’évaluation des différents candidats par le pouvoir adjudicateur (l’acheteur). Découvrez toutes les pièces à fournir et 3 conseils clés pour augmenter vos chances de réussite.
Dossier de candidature à des marchés publics : décryptage
De quoi s’agit-il ?
Ce dossier regroupe tous les éléments de preuve justifiant à l’acheteur public que l’entreprise candidate est en capacité de répondre à la consultation.
Le dossier de candidature à un marché public vise à vérifier que chaque candidat :
- Ne fait pas l’objet d’une interdiction de soumissionner. Les cas d’exclusion sont définis par le Code de la commande publique.
- Dispose des capacités techniques, professionnelles et financières requises pour répondre au marché.
Pourquoi est-il important de fournir un dossier de candidature d’appel d’offres de qualité ?
C’est le document de référence permettant à l’acheteur de comparer les caractéristiques de l’appel d’offres avec les capacités du soumissionnaire afin d’évaluer la conformité de la candidature.
Si une pièce justificative a été oubliée ou si les données fournies manquent de rigueur, le risque est de voir l’acheteur public écarter le candidat.
À retenir : le dossier de candidature à un marché public est le premier document consulté par le pouvoir adjudicateur. Il est donc essentiel de veiller à lui donner envie de s’intéresser à votre candidature !
Les documents à fournir dans un dossier de candidature à un appel d’offres
Ils sont répertoriés dans le dossier de consultation des entreprises (DCE appelé également Documents de consultation).
Si les pièces à inclure peuvent varier selon les appels d’offres publics, voici les principaux éléments demandés :
La présentation générale de l’entreprise candidate
Il s’agit de présenter la société de manière synthétique (domaines d’expertise, années d’expérience, qualifications…) en valorisant ses atouts.
Les documents administratifs et juridiques
Il faut donner les pièces relatives à la candidature : lots auxquels le soumissionnaire postule, identification du contact référent…
En cas de réponse à un marché public, les documents à transmettre sont généralement les suivants :
- Déclaration sur l’honneur attestant que l’entreprise n’est pas soumise à une interdiction de candidater à un marché public.
- Les formulaires DC1 (lettre de candidature) et DC2 (déclaration du candidat individuel), voire DC4 (déclaration de sous-traitance si une partie de la prestation est assurée par d’autres fournisseurs)
- Attestations ou certificats prouvant que le soumissionnaire est en règle au regard de ses obligations : Kbis de moins de 3 mois, attestations de régularité sociale, de régularité fiscale, d’assurance responsabilité civile professionnelle…
Bon à savoir : depuis 2019, il est possible d’utiliser le DUME (Document Unique de Marché Européen). Il s’agit d’un formulaire unique (remplaçant DC1, DC2 et DC4) permettant de candidater à tous les marchés publics dans l’UE.
Les preuves de la capacité financière et économique du soumissionnaire
L’acheteur public doit s’assurer que l’entreprise candidate possède les ressources financières suffisantes pour exécuter le marché.
Plusieurs données chiffrées peuvent en attester comme le chiffre d’affaires des 3 derniers exercices et le bilan des 3 dernières années.
Il peut être judicieux d’indiquer le CA généré avec les clients principaux en indiquant leur secteur d’activité (notamment s’il s’agit d’acteurs publics, un élément de réassurance auprès d’un potentiel pouvoir adjudicateur).
Les éléments attestant des capacités professionnelles et techniques
Cette partie du dossier de candidature à un marché public est essentielle.
Elle permet de démontrer au pouvoir adjudicateur que le candidat dispose des moyens humains et matériels nécessaires en précisant :
- Le nombre annuel de salariés sur les 3 dernières années, en ciblant les effectifs concernés par l’objet du marché et en détaillant les cadres et non-cadres
- L’état des lieux des véhicules, locaux, outils, moyens informatiques et équipements à disposition dans l’entreprise.
Les références clients
Il s’agit d’informations clés à faire figurer dans le dossier de candidature à un appel d’offres public.
Le soumissionnaire a déjà accompli des prestations similaires à celles pour lesquelles il candidate. Pour l’acheteur, cela renforce la légitimité de l’entreprise : elle sera en mesure de répondre aux exigences imposées.
Il est conseillé de détailler ces références sous forme d’un tableau en indiquant : le nom du client ou son secteur d’activité si sa dénomination doit rester confidentielle, le type de prestation effectuée, le lieu (Lyon, Marseille, Barcelone, Dublin…), le montant du marché, la date et la durée.
Réponses à des appels d’offres : 3 conseils pour soumettre un dossier de candidature de qualité
1. Travaillez la forme
Respecter la date limite de dépôt n’est pas le seul impératif à respecter lorsque votre entreprise souhaite répondre à un appel d’offres !
Pour vous différencier des autres candidats, adoptez une mise en page impeccable, une structure claire, une présentation soignée.
Pour améliorer la lisibilité de votre dossier de candidature (souvent volumineux), n’hésitez pas à illustrer vos textes avec des tableaux, des diagrammes, des infographies…De quoi rassurer le pouvoir adjudicateur sur votre professionnalisme.
Lire également : Comment les infographies traduites augmentent-elles l’engagement ?
2. Soignez le fond
Il est crucial d’être suffisamment exhaustif pour fournir toute la documentation exigée dans le dossier d’appel d’offres. Aucune pièce ne doit manquer !
Mais vous devez également faire preuve de rigueur dans les données communiquées. Prenez le temps de relire le document final avec attention pour corriger si besoin toute erreur éventuelle (chiffrée, orthographique…).
La crédibilité de votre candidature en dépend.
3. Faites traduire le contenu par une agence de traduction spécialisée
Vous avez constitué un solide dossier de candidature en français, bravo ! Mais dans le cadre d’un MPI (marché public international), l’ensemble des documents doit faire l’objet d’une traduction précise et rigoureuse dans la langue requise (celle du pouvoir adjudicateur).
En effet, des approximations ou des erreurs concernant les données techniques traduites pourraient mettre à mal le niveau d’expertise de votre entreprise aux yeux de l’acheteur… Avec comme conséquence préjudiciable le risque qu’il rejette votre candidature au profit d’un soumissionnaire jugé plus professionnel. Découvrez les critères clés pour évaluer une traduction.
Pour maximiser vos chances de remporter des appels d’offres internationaux, faites appel à un partenaire expert : une agence de traduction spécialisée. Aguerri à ce type de mission, ce prestataire de confiance est en mesure de livrer des traductions sans faille avec un haut niveau de précision, quelle que soit la complexité des notions techniques, financières et juridiques abordées.
Un atout pour vous démarquer des candidats concurrents !
Soumis à l’évaluation de l’acheteur public, le dossier de candidature constitue l’une des pièces maîtresses de chaque réponse d’appel d’offres. S’assurer qu’il soit complet et irréprochable aussi bien sur le fond que sur la forme est crucial. Si c’est le cas, il est temps de passer à l’élaboration de l’offre !